Recommandations
L'audit a identifié 21 modules d'IA et d'automatisation déployables chez ARTESA. Sept sont retenus pour la Phase 1 et constituent notre recommandation de séquencement. Chaque module répond à un problème identifié pendant les sept sessions terrain et les 41 questionnaires reçus.
Plutôt qu'une liste d'outils, voici sept modules pensés comme une vague de déploiement coordonnée. Ils mutualisent leurs composants techniques (plateforme, connecteurs Microsoft 365, base de connaissance, wrapper IA bilingue) et leurs effets opérationnels se renforcent mutuellement.
Problème résolu : 5 200 heures par an consacrées aux comptes-rendus de conception, dont une partie en bilinguisme manuel.
Transcrit les réunions, produit deux versions FR et EN du compte-rendu structuré selon le gabarit ARTESA, détecte les points oubliés.
« Les comptes-rendus de conception, c'est un poste lourd. On a beaucoup de réunions, et en plus on doit produire les versions FR et EN. »
Heures libérées par an
~ 1 200 h
Valeur récupérable par an
~ 120 k$
Problème résolu : Les 16 gabarits A-L de surveillance demandent la même saisie d'en-tête répétée à chaque document, sur chaque projet.
Remplit automatiquement les cartouches des 16 gabarits A-L une fois le projet créé.
« On a 5 à 6 retranscriptions de la même information. »
Heures libérées par an
~ 300 h
Valeur récupérable par an
~ 30 k$
Problème résolu : 16 300 heures par an de courriels au bureau, classement défaillant, et délais de 4 à 7 jours pour obtenir une approbation des ingénieurs sur les demandes de paiement.
Un agent qui prend en charge la couche d'intelligence sur les courriels, en quatre fonctions complémentaires : synthèse 3 fois par jour des actions à effectuer et blocages signalés ; brouillons de réponse contextuels enrichis (CRM, projet, historique), validation humaine toujours requise ; aide à la classification avec suggestion automatique du projet, du sujet et du dossier d'archivage pour respecter l'archivage légal ; registre automatique des relances et retards aux ingénieurs et consultants pour documenter les honoraires additionnels sur projets publics. Conformément à la contrainte numéro un d'ARTESA, l'Agent courriels n'envoie jamais de courriel seul. Tous les brouillons et relances passent par une validation humaine. Le canal Outlook reste officiel.
« Je suis sur 4 boîtes courriel, 10 à 15 heures par semaine sur les courriels. »
Heures libérées par an
~ 3 250 h
Valeur récupérable par an
~ 325 k$
Problème résolu : Mémoire commerciale dans la tête de deux personnes, taux de succès AO publics passé de 50 pour cent historique à 31 pour cent en 2025.
Pipeline OS, contacts consultants, historique honoraires, notes clients récurrents. Cinq utilisateurs principaux côté direction et coordination OS, le reste de l'équipe accède aux informations via l'IA de mémoire institutionnelle.
« L'intelligence collective repose sur moi et Jacynthe. »
Heures libérées par an
~ 600 h
Valeur récupérable par an
~ 60 k$
Problème résolu : 9 dessinateurs sur 13 demandent à un collègue avant SharePoint, 46 pour cent utilisent ChatGPT externe pour leurs questions techniques, mémoire métier accumulée en 20 ans répartie sur deux ou trois personnes clés.
Plateforme de connaissance interne. Indexe SharePoint, NAS archives et métadonnées des projets actifs. Bilinguisme natif FR et EN. Répond aux questions de l'équipe à partir des documents internes du bureau.
« Barre de recherche. »
Heures libérées par an
~ 1 600 h
Valeur récupérable par an
~ 160 k$
Problème résolu : Taux de conversion OS standard à 60 pour cent, mais les OS non relancées disparaissent dans le pipeline.
Relances J plus 3, J plus 7, J plus 14 sur OS dormantes avec supervision humaine sur tout envoi externe.
« Le suivi automatisé de toutes les relances pourrait fournir une documentation pour justifier des honoraires additionnels. »
Heures libérées par an
~ 200 h
Valeur récupérable par an
~ 20 k$
Problème résolu : Pic de recrutement, examen manuel de dizaines de CV par Elena pour identifier les profils pertinents.
Extraction des informations clés, matching critères et ranking. Pour Elena en pic de recrutement.
« Quand on recrute, je passe des heures à filtrer les CV pour identifier les profils qui correspondent vraiment. »
Heures libérées par an
~ 150 h
Valeur récupérable par an
~ 15 k$
Le déploiement est séquencé sur cinq phases couvrant neuf mois, pour respecter la capacité d'absorption d'ARTESA et permettre un hypercare progressif.
Mise en place de l'infrastructure technique partagée et livraison des deux premiers modules.
Déploiement de la couche commerciale et premier niveau de l'Agent courriels.
Finalisation de l'Agent courriels et amorce de l'indexation SharePoint.
Indexation complète de la mémoire et déploiement RH.
Stabilisation finale et transfert de connaissance.
Chaque module est livré en V1 stable en production, utilisé immédiatement par les équipes ARTESA sur des cas d'usage réels. Il bénéficie ensuite d'une période d'hypercare de 30 jours (incluse dans le forfait), durant laquelle les ajustements remontés par les utilisateurs sont intégrés : finetuning des prompts, traitement des cas particuliers, calibrage selon le feedback terrain. L'hypercare s'étale donc sur toute la durée du projet, parallèlement aux modules en cours de développement. Le M9 finalise les derniers hypercares et formalise la consolidation.
Calendrier indicatif basé sur une charge dédiée moyenne. Selon les disponibilités effectives côté Synchro IA et la cadence de validation côté ARTESA, le projet peut s'étaler jusqu'à 10 ou 11 mois sans coût additionnel.
Estimations conservatrices fondées sur les heures observées pendant l'audit et un taux moyen pondéré de 100 dollars par heure. Le détail méthodologique se trouve dans la section 7.2 du rapport PDF.
| Module | Heures par an | Valeur récupérable par an |
|---|---|---|
| Agent CR bilingue | 1 200 | 120 k$ |
| Pré-remplissage A-L | 300 | 30 k$ |
| Agent courriels | 3 250 | 325 k$ |
| CRM Pipedrive | 600 | 60 k$ |
| IA de mémoire institutionnelle | 1 600 | 160 k$ |
| Relances OS | 200 | 20 k$ |
| Tri CV | 150 | 15 k$ |
| TOTAL | ~ 7 300 h | ~ 730 k$ |
Récapitulatif financier consolidé incluant le crédit de l'audit Phase 0 et les coûts récurrents annuels. Le rapport PDF reste la source de vérité pour le détail tarifaire.
Détail du forfait Phase 1 module par module, avec mise en évidence de la synergie d'infrastructure et du crédit de l'audit Phase 0.
| Module | Coût |
|---|---|
| 1. Agent CR bilingue ARTESA | 26 000 $ |
| 2. Pré-remplissage automatique des en-têtes A-L | 13 000 $ |
| 3. Agent courriels (fusion) | 40 000 $ |
| 4. CRM Pipedrive avec couche mémoire commerciale | 21 000 $ |
| 5. IA de mémoire institutionnelle | 37 000 $ |
| 6. Relances automatiques OS | 14 000 $ |
| 7. Tri automatisé des CV | 13 000 $ |
| Sous-total développement standalone | 164 000 $ |
| Synergie d'infrastructure | − 63 000 $ |
| Forfait Phase 1 standard | 101 000 $ |
| Crédit de l'audit Phase 0 | − 6 000 $ |
| Forfait Phase 1 net pour ARTESA | 95 000 $ |
L'audit Phase 0 réalisé en avril-mai 2026 (40 heures × 150 dollars par heure) est intégralement crédité au forfait Phase 1, dans la limite de 10 pour cent de la valeur du contrat. Dans le cas d'ARTESA, 10 pour cent du forfait Phase 1 standard s'élève à 10 100 dollars ; l'audit de 6 000 dollars est donc crédité à 100 pour cent. Cette pratique permet à ARTESA de capitaliser sur l'investissement initial de découverte sans le payer deux fois.
| Forfait Phase 1 net pour ARTESA | 95 000 $ |
| Coûts récurrents annuels (API IA, licences tierces, hébergement, maintenance) | ~ 23 000 $/an |
| Année 1 tout inclus | ~ 118 000 $ |
Les sept modules de la Phase 1 partagent des briques techniques communes, plateforme, connecteurs Microsoft 365, wrapper LLM bilingue, base vectorielle pour la recherche, pipeline d'extraction de données projet, connecteur serveur local on-premise. Si ces sept modules étaient développés séparément, leur coût cumulé serait de l'ordre de 164 000 dollars. En les développant conjointement dès le départ, cette infrastructure n'est déployée qu'une seule fois et bénéficie aux sept modules. ARTESA capte l'intégralité de cette économie de 63 000 dollars sur le forfait Phase 1.
| Retour annuel récupérable | ~ 700 à 730 k$/an |
| Heures libérées par an | ~ 7 300 h |
| Payback estimé | ~ 8 semaines |
Cinq milestones adossés aux livraisons concrètes. Les pourcentages sont calculés sur le forfait net de 95 000 dollars (après crédit audit), pas sur le forfait standard.
| Milestone | Période | % | Montant | Livrables |
|---|---|---|---|---|
1Démarrage | M0 (signature) | 25 % | 23 750 $ | Kick-off, accès systèmes, début du paramétrage de l'infrastructure partagée. |
2Premiers livrables | Fin M2 | 20 % | 19 000 $ | Agent CR bilingue et Pré-remplissage des en-têtes A-L livrés en production. |
3Couche commerciale | Fin M4 | 20 % | 19 000 $ | CRM Pipedrive, Relances automatiques OS, et Agent courriels phase 1 (synthèse et brouillons) livrés en production. |
4Complétion Agent courriels et démarrage mémoire | Fin M6 | 20 % | 19 000 $ | Agent courriels phase 2 (classification et registre) livré, IA de mémoire institutionnelle en cours de déploiement (SharePoint indexé). |
5Livraison finale et fin d'hypercare | Fin M9 | 15 % | 14 250 $ | IA de mémoire institutionnelle complète (SharePoint, NAS archives, métadonnées projets actifs), Tri automatisé des CV, hypercare clôturé, documentation finale livrée. |
| Total | 100 % | 95 000 $ | ||
Le crédit de l'audit Phase 0 (6 000 dollars) a été directement appliqué au forfait Phase 1, ramenant le total à 95 000 dollars. Les pourcentages des milestones se calculent sur cette base nette. Les coûts récurrents tiers sont facturés à coût direct sans marge Synchro IA et démarrent à partir de la mise en production effective des modules concernés.